設(shè)備檔案在這一階段所收集的主要檔案包括：（1）招標、投標、評標、中標文件；（2）訂購合同；（3）驗收報告；（4）安裝調(diào)試記錄，雙方簽字移交文件，保修單，裝箱單；（5）隨機配備全套文件資料（包括軟盤、光盤等非紙質(zhì)資料）；（6）索賠來往函件及結(jié)果處理記錄。

　　維護、改造、使用階段長期以來，該階段的檔案容易被忽視，收集完整率較低，而恰恰這部分檔案對儀器的日后潛力開發(fā)、升級改造有著很重要的參考依據(jù)作用。客觀上該階段與前兩個階段相比時間跨度長，幾年或者幾十年，隨著人員的變更，時間的推移，機構(gòu)更迭，使得檔案后續(xù)收集歸檔不完整；主觀上檔案館工作人員也常常以為設(shè)備儀器開始正常使用，設(shè)備檔案的收集工作就結(jié)束了，而專業(yè)技術(shù)人員對收集技術(shù)檔案的范圍、職責不是很明確，主觀疏忽影響了檔案歸檔的完整率。該階段的檔案歸檔工作關(guān)鍵在于制度完備，責任到人。

　　該階段的檔案有：（1）使用、檢修記錄，包括有效機時記錄及年度效益評價；（2）維修報告，包括故障發(fā)生時間、原因、維修方案、維修單位、維修經(jīng)費等詳細記錄；（3）維修記錄，包括維修單位出具的更換零配件品牌、型號清單，管道線路等改造情況；重大事故調(diào)查分析及處理意見；（4）技術(shù)改造升級、開發(fā)過程形成的文件，包括儀器開發(fā)的預(yù)期效益、預(yù)算經(jīng)費、可行性論證及驗收簽字等。

　　如上所述，大型儀器設(shè)備檔案可分為靜態(tài)檔案和動態(tài)檔案兩種，靜態(tài)檔案主要是在儀器設(shè)備從申請購買到使用之前的一些隨機材料，這一部分檔案的建立健全有利于這臺設(shè)備在今后維護維修或與廠家發(fā)生矛盾時發(fā)揮作用。因為這部分檔案多是一些合同、使用說明書、圖紙和原始憑證。如果在今后使用時需要檢修就可以從檔案室中調(diào)出這臺設(shè)備的圖紙，維修人員便可按照圖紙進行修理。對這一部分技術(shù)材料，收集以后首先進行分類整理，按照材料的不同性質(zhì)分類，然后按順序放好并編號，放入檔案盒中。在每一個檔案盒*前頁附一張儀器設(shè)備技術(shù)檔案卷內(nèi)目錄，此表中注明：儀器名稱、設(shè)備編號、管理單位、安放地點、負責人等，并對編好號的檔案材料按順序登記在表格中，且注明每一材料的份數(shù)。進行這種歸類整理以后，便于查找，為學校教學、科研及管理工作帶來了方便。動態(tài)檔案是指儀器設(shè)備在使用過程中，使用人員每天需要填寫的精密貴重儀器設(shè)備使用記錄，其中包括這臺設(shè)備的使用機時、培訓的人員數(shù)、新開教學實驗項目、改進實驗教學項目、測試樣品數(shù)、功能利用數(shù)、科研課題社會服務(wù)項目數(shù)、維護次數(shù)等等。

　　綜上所述，大型儀器設(shè)備檔案與大型儀器設(shè)備是密不可分的，二者相輔相成，只有建立完善的技術(shù)檔案，才能更好地發(fā)揮大型儀器設(shè)備的使用效益。